AI赋能产品经理:高效绘制和管理流程图的最佳实践

产品教练 2024-07-24 16:49:46

产品教练

最近在思考AI能否帮助产品经理解决画流程图的问题,我突然有了个灵感,于是昨天加班加点对AI流程图进行了更新。

这是现在的版本,UI界面设计完全不同,能快速生成流程图。这次的亮点是我做了一个AI流程图优化方案,让AI帮我们优化流程图,告诉我们流程图有哪些问题,如何处理错误和异常,哪里可以细化,可以添加哪些分支和节点,可以修改哪些信息。

我在想,如果不断地去优化和完善AI工具,是否能更好地解决产品经理画流程图的各种问题。

因此,我接下来我会做个新的最佳实践系列,关于AI助力流程图。

AI不再是未来,它已经融入了我们的日常工作中。作为产品经理,我们必须积极参与这一变革,主动学习AI技术,探索其在工作中的应用。通过加强对AI的实践,我们可以更好地解决工作中遇到的问题,提高工作效率和决策质量。无论是优化流程图的绘制,还是改进团队协作,AI都为我们提供了强大的支持。让我们共同拥抱这一技术,充分发挥它的潜力,推动我们的工作迈向新的高度。

问题和挑战

那么,产品经理在画流程图时会遇到哪些问题?根据过往经验以及接触过的人和项目,我总结了以下几个方面的问题。

产品经理

  • 信息不对称

经验比较浅的产品经理可能会认为,流程图不就是画给开发去看嘛。

其实并不然,我们的流程图有划分为产品流程图、业务流程图、功能流程图、页面流程图、状态流程图,还有其他流程图,可能我们都没有见过,但这并不重要。

流程图是一种非常好的表达需求的方式,很多人看到流程图,就知道在表达什么。但是当一个系统特别复杂时,无法通过一两个流程图完全讲清楚。不同级别和侧重点的人,对流程图的需求也不同。因此画的流程图不可能满足所有人。

  • 需求变更

常见的情况主要有三点:

一是异常流程和错误处理,新手有时因为对业务不熟悉或经验不足,容易忽略这部分。

二是由于需求分析和调研不够充分,导致流程图频繁变更和更新,最终可能导致混乱。

三是逻辑不清晰,这可能是由于需求调研和分析做得不好,或者是画流程图时没有做到足够清晰。

  • 技能问题

一方面是画流程图的方法不对,或者没有很好的方法去画图,经验也不是特别够,欠缺一些技巧,没有统一的规范,还有基本的流程图的设计原则,这些是需要学习的。

另一方面是工具的选择,好的产品经理一定善于利用工具,也需要选择一个好的工具。我不知道大家平时用什么样的工具来画这个流程图,我觉得这方面的问题其实是很好解决的,能够马上给大家一些建议,。那么不好的一个工具的话,其实效率会很低下,然后画出来有时候也不是很满意。


最佳实践经验

那么这些问题我们来看一下,就是这些问题到底能不能解决,有哪些能不能够快速见效,能够立马就出效果,立马就解决掉了。

我接下来要做个流程图最佳实践经验的分享,这个系列分为四到五个视频。

产品经理

  • 信息不对称

这个问题,是没有办法通过实操性的东西去解决的,它里面包含了大量的沟通,大量的管理层面的一些问题,所以跟沟通非常重要。

但我觉得有个突破点,就是为什么你们沟通不顺畅,为什么信息不对称,因为信息收集和反馈,以及协作方面没做好。我推荐大家都用语雀,且我接下来的视频会在语雀上整合。

把语雀当做一个工作载体,我们在平台上解决流程图的问题和管理。

  • 技能工具

我认为技能问题最容易解决,如果你前面没有选择一个合适的工具,或者你不知道选择什么样的工具,我来给你推荐和分享。你觉得哪一个好,就选择哪一个。这几个工具我都会讲解一遍,它们各自的优缺点,再分享流程图工具和语雀进行整合使用的技巧。

  • AI辅助

AI能否辅助解决流程图问题,我认为这是可行的。我也是AI+流程图方面的践行者,特别是在我自研了AI流程图工具之后,通过不断的自我学习还有功能迭代,我发现使用好AI能够大大提高我们的效率。

AI可以解决我们因经验不足或技巧不佳而产生的问题,能解决我们平时不容易关注到的点,也能处理我们化流程图容易遗漏的问题。

在这里,我可能会分享几个经验

  • 流程图的生成和优化

  • 异常流程的错误识别和处理

  • 以及流程环节细节的细化

经常有小伙伴会问我,流程图应该详细到什么程度,是否应该非常细致或者很粗略。这个问题有时会让一些人困惑,在这一点上,我们将讨论流程图可以根据不同用途进行不同程度的细化。

  • 流程图管理

最后,我想强调的是,我们需要建立一个机制,用于流程图的评审、反馈、版本控制和历史记录的管理。

如果你看过我之前关于需求评审和需求池管理的最佳实践,你会发现它们都包含了这两个要素。

这一次,我们也将在流程图上对这两个方面进行拆解和实操,并且这些操作将在语雀平台上完成。我将在语雀平台上整合AI流程图和其他相关流程图,以实现流程图的有效管理,从而不仅绘制流程图,还要将其作为作品和成果沉淀下来并进行管理。

总结

我一直在思考如何利用AI技术来应对绘制流程图时的挑战。通过不断实践迭代设计,全面优化AI流程图工具,开发了一些实用的功能,旨在帮助大家更高效地输出流程图。

为了帮助产品经理解决绘制流程图的问题和挑战,我计划制作一系列最佳实践视频,深入分析如何使用语雀进行团队协作,选择合适的流程图工具,以及积极探索AI在流程图绘制中的应用。

AI将逐步在赋能产品经理,通过AI与流程图的结合,一定能更有效地解决产品经理在绘制流程图时所面临的各种问题。

希望我的AI最佳实践系列分享能为大家带来实用的思路和方法

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